Los mejores tips para tu Clase Graduanda



¡Qué bien se siente cuando cumplimos una meta! Cuando trabajamos arduamente durante una cantidad de tiempo considerable y podemos disfrutar al final del camino del éxito de haberla logrado. Las clases graduadas se han convertido en una plataforma única para exponer a los jóvenes a este tipo de experiencias a temprana edad.

El trabajo en una clase graduanda requiere de compromiso, organización y dedicación constante. En Steps 4 Success, además de proveerle varios programas efectivos para recaudar fondos, nos hemos enfocado a educar a los grupos sobre las maneras más efectivas de organizarse. Nuestra meta es que ustedes puedan, al final del camino, tanto estudiantes como padres, disfrutar el éxito de su esfuerzo y en esa línea buscamos ayudarles a hacer el camino más sencillo. A continuación, les presentamos 2 puntos de muchísima importancia para las clases graduandas. 


1. ¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe establecer el comité de graduación?

Este es uno de los aspectos más importante para el éxito de los actos de Graduación, Class Day, Class Night o Prom. Muchas veces damos por sentado que en un año escolar tenemos suficiente tiempo para realizar todas las actividades necesarias para recaudar el dinero. La realidad es muy distintas debido a que típicamente entre Enero y Febrero la Clase debe saldar las distintas cuentas como: local, orquesta o DJ, comida y otros servicios que se vallan a contratar. 

Partiendo de esa premisa, podemos evaluar objetivamente las actividades que se pueden realizar durante el transcurso del último año. Entre los meses de Junio, Julio y mitad de Agosto los estudiantes se encuentran de vacaciones y reunir a padres y estudiantes es sumamente difícil. Por otro lado dentro de las dos semanas restantes del mes de Agosto, la primera se utiliza para que el Comité se ponga al corriente del estatus actual de la clase, cuántas actividades deben realizar, cuánto dinero falta por recaudar, entre otros detalles. Mientras tanto, el fin del primer semestre, Diciembre, se utiliza para cobrar deudas pendientes de estudiantes y realizar actividades se hace más complejo por las vacaciones de Navidad. En otras palabras durante el primer semestre solo tendríamos 3 meses para realizar actividades de recaudación de fondo. Y, durante el segundo semestre, tendríamos las dos últimas semanas de Enero y el mes de Febrero y Marzo. 

En conclusión, una clase graduanda durante el último año escolar tiene aproximadamente 5 meses para llevar a cabo sus actividades de recaudación de fondos. Habiendo trabajando con cientos de clases graduandas, hemos observados que los grupos más exitosos comienzan con un mínimo de 2 años de anticipación y realizan no más de una actividad por cada mes viable De esta manera tienen el espacio necesario para dedicarle el tiempo que requiere la planificación y la realización de cada actividad, entre otros beneficios como escoger un local con anticipación, la orquesta, el artista o el DJ preferido.

No hay razones para que el proceso de graduación sea una causante de estrés entre los padres y estudiantes a cargo de la Clase. Comenzando las actividades con anticipación se pueden lograr grandes metas sin saturar el bolsillo y el tiempo de esos padres y estudiantes que se han ofrecido desprendidamente a dirigir y a trabajar por la Clase. No hay porqué solo disfrutar el haber logrado la meta cuando podemos disfrutarnos igualmente el proceso de llegar a ella. 


2. ¿Cuál es la manera más justa de establecer la cuota de graduación?

Aunque existen diferentes maneras de establecer una cuota de graduación, típicamente se escoge una cantidad global que fluctúa entre los $100 a los $400 (y a veces hasta más) y a eso se le añaden las actividades de recaudación de fondos. Muchas personas consideran este método injusto para todos aquellos estudiantes que siempre cooperan en las ventas y participan de casi todas las actividades de recaudación de fondos. Esto es así porque habrán muchos que no participarán de las actividades y, sin embargo, pagarán la cuota y disfrutarán de los mismos beneficios de aquellos que sí trabajaron (más pagaron la cuota en adición).  

Ahora bien, siempre habrán estudiantes que trabajarán más que otros y eso siempre será normal, pero el deber del Comité es utilizar los mecanismos más justos posibles para balancear el trabajo entre la mayoría de los estudiantes. Luego de conversar con cientos de Clases Graduandas, hemos visto que la manera más justa de establecer la cuota de graduación es a través del siguiente método: primero establecemos a través de un presupuesto preliminar un monto total del costo de la graduación (incluyendo, los que apliquen, ‘Prom’, 'Class Day’, 'Class Night’ y otros) y luego lo dividimos entre el número de estudiantes. Por ejemplo, si tenemos una clase de 50 estudiantes y el costo de los actos de graduación es de $30,000, cada estudiante tendrá la responsabilidad de aportar a la Clase $600. Esa sería la cuota final de cada estudiante ($600) y éstos tendrían la oportunidad de allegar esos fondos a través de las distintas actividades de recaudación de fondos realizadas por la Clase Graduanda. 

Para entender mejor el funcionamiento de este método supongamos que tenemos 3 estudiantes (A, B y C) y la Clase realiza una venta de nuestra colección de collares exclusivos para recaudar fondos (por dar un ejemplo) y asigna una cuota de venta de 10 collares por estudiante. Imaginemos que el estudiante A vende 10 collares y genera una ganancia neta de $75, el estudiante B vende 5 collares y genera una ganancia de $37.50, mientras tanto el estudiante C vende 25 collares y genera una ganancia neta de $187.50. En este escenario, luego de la actividad de los collares, la cuota de estos estudiantes habría bajado a: 'Estudiante A' $525 ($600 - $75 = $525), 'Estudiante B' $562.5 ($600 - $37.50 = $525), y 'Estudiante C' $412.50 ($600 - $187.50 = $412.50). De este modo el esfuerzo individual de cada estudiante se reflejaría directamente en su cuota y la misma iría bajando según las ventas que realice. En otras palabras, los graduandos tendrían la oportunidad de completar su cuota total sin inversión monetaria a través de las ventas organizadas por la clase. Mientras tanto, los estudiantes (o padres) que prefieran no participar de las actividades (o de alguna de ellas) tendrán la opción de completar su parte en aportación monetaria. 

A través de este escenario somos justos con los padres que no tengan la capacidad económica para pagar una cuota pero están dispuestos a trabajar el equivalente a la misma, mientras tantos quienes sí tengan el poder adquisitivo para cubrir parte o la totalidad de la cuota con dinero tendrán dicha opción disponible. No empece, nosotros recomendamos a los padres que, independientemente de sí pueden o no cubrir la cuota en dinero, dirijan a sus hijos a trabajar en las actividades de venta para que tengan la experiencia y la satisfacción personal de haber logrado algo por sí mismos. 


En Steps 4 Success estamos sumamente comprometidos en compartir todo el conocimiento adquirido a través de nuestro trabajo diario con decenas de Clases Graduandas alrededor del país. Poco a poco hemos descubierto las mejores técnicas de organización y de planificación que utilizan los graduandos para lograr sus metas. Esperamos que esta plataforma educativa, en la que trabajamos semana tras semana, les ayude a adelantar sus metas de graduación. Les exhorto a todos los grupos que hayan tenido la oportunidad de leer nuestros artículos en este Blog a que comenten en la parte de abajo, a que nos den sugerencias de temas que quisieran que tocáramos. 

En fin, también los invitamos a que vean nuestros programas de recaudación de fondos en nuestra página web. En los siguientes link tendrán la oportunidad de solicitar cotizaciones de los diferentes productos: 





Especialista en Recaudación de Fondos

Comentarios

  1. Mi hijo tiene que viajar a Orlando para jugar baloncesto me gustaría saber la cotización de 20 collares para sacar fondos para el mismo

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Saludos, ¿tiene algún email al cual le pueda enviar toda la información relacionada con el programa de los chocolates incluyendo mínimos, precios, ganancias, planes de pago y el catálogo con todos los diseños disponibles?

      Eliminar

Publicar un comentario

Entradas más populares de este blog

El listado más completo de Nombres para Clases Graduandas.

Nombres para clases graduandas - Steps 4 Success Inc- Todo para tu clase graduanda