Un secreto a voces de las clases graduandas exitosas.


En los pasados 6 años Steps 4 Success ha tenido la oportunidad de trabajar de cerca con cientos de clases graduadas, sean del nivel preescolar o del superior, sean de Jayuya o de San Juan, sean de escuelas públicas o de colegios privados, sean de 200 estudiantes y o de solo 5 (aunque usted no lo crea). Uno de los aspectos más fundamentales de nuestro equipo de trabajo es que nos apasiona aprender sobre los procesos internos de cada una de ellas, qué funciona y qué no, cuáles son las técnicas más efectivas para manejar las ventas y cuáles no lo son, entre un sinfín de otros detalles que más adelante nos permiten educar a los nuevos grupos con los que colaboramos. En este Blog, como de costumbre, queremos compartir con las clases graduandas y todo tipo de grupo uno de esos secretos que pocos conocen y utilizan. Se trata de aprovechar las vacaciones del Verano para recaudar fondos. Interesantemente muchas clases graduandas y distintos grupos descartan casi de manera automática la realización de actividades durante ese periodo mientras otras (las menos) le sacan un provecho increíble a lo que muchos consideran una época muerta.

Estas clases graduandas exponen 3 principales razones para llevar a cabo ventas durante el verano:
  • Más tiempo disponible. Durante el semestre escolar, los padres de los estudiantes se vuelven expertos en el manejo del tiempo para incluir en sus apretadas agendas la participación en actividades, reuniones y otras responsabilidades que les requieren las Clases. Algo similar ocurre con los estudiantes a una escala menor, pues éstos deben hacer espacio entre clases, asignaciones, exámenes y otras responsabilidades escolares para realizar ventas, actividades y reuniones relacionadas con su clase graduanda. Durante el verano, tanto los padres como los estudiantes pueden dedicar más de su tiempo a las actividades de recaudación de fondos. La mayoría de las ventas se dan entre los familiares y amistades más cercanos y durante esta época los estudiantes (y las personas en general) tienden a verse y reunirse más con ambos (familiares y conocidos). Estos dos aspectos hacen de las vacaciones de verano un momento único  e ideal para recaudar fondos. 
  • Menos competencia. Durante los semestres escolares todos recaudan fondos, nos referimos a las escuelas, los colegios, las iglesias, los equipos deportivos, las clases graduandas y organizaciones escolares, de modo que los grupos que recaudan fondos se ven obligados a competir con todos los demás. Por el contrario, en el Verano muy pocos grupos realizan actividades para generar ingresos proveyéndoles un mercado libre de competencia a aquellos grupos que sí le saquen provecho a la época para recaudar fondos.  
  • Más ingresos. Obviamente, entre más actividades de recaudación de fondos realice una clase graduanda u otro tipo de grupo más oportunidades de allegar ingresos tendrán. El verano es el momento perfecto para añadir en el calendario 1 o 2 actividades adicionales, de modo que el grupo pueda allegar más ingresos o adelantar su agenda de trabajo y acercarse a la meta más temprano. 

Ahora bien, muchos se preguntarán cómo recaudar fondos durante un periodo de tiempo en el cual los estudiantes (en el caso de una clase graduanda o un grupo escolar) no se ven diariamente. Hemos hecho la misma pregunta a los grupos con quienes hemos colaborado y su respuesta es sencilla: las redes sociales. Y es que, a través del uso de la tecnología, la desconexión del verano es cosa del pasado, las redes sociales, los mensaje de textos o por WhatsApp le permiten a los grupos mantenerse en contacto casi de manera permanente. 

Una vez un grupo toma la decisión de recaudar fondos durante el verano, deben planificar la logística de la actividades con gran precisión. En Steps 4 Success somos curiosos y también hemos indagado sobre el asunto con los mismos grupos con quienes trabajamos y los hallazgos son los siguientes: 
  1. La manera más conveniente de comenzar la actividad es entregar la mercancía antes del último día de clases, ya que luego de este día las reuniones con la totalidad de los estudiantes durante el verano son sumamente  complicadas. 
  2. Es recomendable establecer un compromiso por escrito por parte de los padres y estudiantes para esta actividad. Es una manera de puntualizar el compromiso de éstos con la actividad y evitar quejas o malentendidos. 
  3. Es conveniente realizar una sola reunión durante el verano y exclusivamente con la directiva de padres y estudiantes para así pasar revista sobre el estatus de la actividad y establecer estrategias, en caso de que hicieran falta, para lograr el cobro de aquellos estudiantes que todavía deban dinero.
  4. Establecer por escrito en el mismo compromiso (del punto número 2) que los padres depositen el dinero de las ventas directamente en la cuenta de banco e la clase graduanda en cuestión, minimizando así el trabajo de los tesoreros o tesoreras. 
  5. Crear un nuevo grupo en WhatsApp únicamente para el manejo de esta actividad, donde puedan exponer estatus periódicos de la actividad , incluyendo quienes han pagado y quienes no. 
  6. Además, los exhortamos a Incentivar las ventas aplicando parte de la ganancia de esa actividad a la cuota. Por ejemplo, si el grupo realiza una venta a través de los collares exclusivos de Steps 4 Success y establecen una meta de 5 collares por estudiante pueden pautar que las ganancias del 6to collar en adelante se apliquen a la cuota personal de cada estudiante. Esto les permitirá a la Clase, además de realizar una actividad de recaudación, ir cobrando parte de la cuota. 


Por último, invitamos a todos esos grupos o clases graduandas que han considerado o están considerando realizar una actividad de recaudación de dinero durante el Verano a que se aventuren, puesto que es una gran oportunidad para allegar ingresos adicionales y reducir la carga durante el semestre. En este Blog le hemos expuestos, además de los beneficios, los mecanismos más efectivos que pueden utilizar, basándonos en las experiencias de esos grupos exitosos con los que hemos trabajado. Aprovechamos para recordarle que en Steps 4 Success estamos disponibles para ayudarlos a realizar cualquiera de las actividades de recaudación de fondos que tenemos disponibles y proveerles información valiosa basada en las experiencias reales de cientos de grupos. 





Especialista en Recaudación de Fondos
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