10 Tips para recaudar fondos con chocolates



10 Tips para recaudar fondos con chocolates.


En Steps 4 Success hemos colaborado con miles de grupos en todo Puerto Rico y poco a poco nos hemos hecho conocedores de las técnicas más efectivas para recaudar fondos con chocolates y, también, de las no tan efectivas. Creemos que como parte de nuestro rol debemos compartir con los grupos y las personas todo ese conocimiento adquirido que ahora ponemos a su disposición.

Debemos aclarar que todas las actividades de recaudación de fondos dependen de diferentes factores, entre éstos podemos destacar la calidad del producto que se ofrece, la organización con la cual se lleve a cabo la actividad, la motivación que llevemos a los miembros del grupo y el deber de responsabilidad que hayamos desarrollado en ellos. La recaudación de fondos, como la mayoría de las cosas en la vida, es un reto y requiere de muchos esfuerzos. No obstante, ese arduo trabajo será recompensado con el hecho de haber logrado las metas propuestas. A continuación hemos organizado de la manera más simple posible una lista de ‘tips' que hemos visto que implementan los grupos más exitosos, ya sean clases graduandas, equipos deportivos, grupo de jóvenes en Iglesias o cualquier otro tipo de grupo.



  • Entregar una caja por miembro: La mayoría de los programas de recaudación de fondos con chocolates están diseñados para que les sea entregada una caja de chocolates por cada miembro del grupo. En el caso de la caja de M&M’s que utilizamos en Steps 4 Success (con un surtido de M&M’s de Maní, Snickers y Twix), se trata de un maletín donde las personas pueden cargar la mercancía y vender los chocolates desde la misma caja, haciendo la recaudación simple y efectiva. La mayoría de las cajas de chocolates traen entre 40 unidades o más, permitiéndole recaudar a los grupos alrededor de $20 por miembro. Algunas de las personas que no están acostumbradas a recaudar fondos con chocolates podrán pesar que es una cantidad alta, pero la realidad es que este tipo de productos (si son marcas reconocidas) tienden a moverse con muchísima facilidad.
  • Votación por mayoría para realizar la actividad: Todas las actividades de recaudación de fondos deben estar avalada por los miembros del grupo o la directiva que representa los intereses del mismo. La manera más efectiva de escoger o tomar la decisión de comenzar con una actividad es convocar una reunión con los miembros y llevar la misma a votación, si los padres o miembros del grupo no asistieron a dicha reunión deben acatarse a lo que haya decido la mayoría. 
  • Carta Circular para los padres: Si los chocolates van a ser entregado directamente a personas menores, los líderes de los grupos deberían antes de comenzada la actividad enviar una carta circular a los padres que incluya: fecha de entrega, fecha de recogido de dinero y el propósito de la actividad. Inclusive muchos grupos exigen la devolución de esta carta firmada por los padres como parte del compromiso de éstos con la actividad. Recuerden que los padres son, a fin de cuentas, las personas responsables por la mercancía que se les entrega a sus hijos y como mínimo éstos deben estar al tanto de qué exactamente se le ha entregado y cuál es la responsabilidad monetaria envuelta. 
  • Entregar mercancía a los padres (grupos con niños): Este ‘tip' está dirigido principalmente a grupos donde sus miembros son pequeños, entre éstos clases graduadas de Kinder, 1ro o 6to grado, equipos deportivos de categorías menores, etcétera. La responsabilidad principal en este tipo de grupos recae sobre los padres y esta es una manera de asegurarnos que la mercancía llegue a las casas correctamente y los padres estén al tanto de la actividad.
  • Entregar recibos y recoger la firma al momento de la entrega: Como todas las transacciones relacionadas con mercancía y dinero la entrega de las cajas de chocolates debe quedar evidenciada su entrega a través de un recibo que firme el miembro del grupo que la reciba. Es la manera más clara de tener evidenciada la entrega, si hubiese que reclamar al padre del menor, el recibo firmado por el mismo será prueba suficiente. Si no cuentan con recibos pueden utilizar igualmente una lista con los nombres de los miembros, la fecha de entrega, qué se les está entregando y la firma de los mismos confirmando el recibo de la mercancía y su compromiso con la venta. 
  • Premiar a quienes vendan más y paguen a tiempo: Una de las maneras más efectivas de incentivar a los estudiantes a realizar más ventas y a traer el dinero en el menor tiempo posible es a través de los premios. Puede crear rifas entre los primeras 10 personas en traer el dinero, entregar premios en metálico (si la ganancia de la venta lo permite), taquillas para el cine, entre otras maneras. En Steps 4 Success tenemos artículos del M&M World disponible para los grupos que compren cierta cantidad de cajas, entre éstos se incluyen camisas, tasas, vasos, termos, peluches, pantalones, entre otras cosas. 
  • Una lista pública de quienes deben y quienes no: Muchos grupos que recaudan fondos han aprendido a presionar a sus miembros efectivamente de maneras sutiles y respetuosas. Una de estas maneras consiste en mantener una lista pública desde el principio de la actividad con quiénes deben y cuánto deben y quiénes han pagado. Nadie quiere ser el último en la lista de modo que se crea una presión sutil para que el dinero se recupere más rápido.
  • Enviar email a los padres con recordatorios del pago: En nuestro programa de Coaching Gratuito siempre recomendamos a los grupos, tan pronto se organice una directiva en propiedad, adquirir la información de todos los padres de los miembros del grupo (de éstos ser menores). Deben siempre tener a la mano la dirección física, la dirección postal, sus celulares y sus correos electrónicos. Éste último puede utilizarse como el medio principal para informar a los padres sobre actividades, entregas, cobros y otros temas. En el caso de los cobros, el envío de emails ha resultado ser una de las herramientas más efectivas. 
  • Utilizar marcas reconocidas de chocolates: Muchas veces nos ofrecen chocolates de marcas desconocidas que pueden genuinamente tener un buen sabor. La pregunta que debe hacerse es si las personas que van a cooperar tendrán la oportunidad de probar el producto antes de comprarlo o si preferirán adquirir chocolates reconocidos que están acostumbrados a comprar en su día a día. Las marcas reconocidas aumentan la efectividad de las ventas significativamente.  
  • Escoger una compañía confiable: Un proveedor debe garantizarle que la mercancía que le entregue no haya pasado por 2das y 3ras manos para asegurar la calidad del producto comestible que se entrega; que la mercancía se haya mantenido en un ambiente refrigerado y que dicho espacio cuenta con un mantenimiento de fumigación regular. Estos tres aspectos le garantizan a los grupos recibir mercancía de alta calidad que pueda venderse sin preocupación alguna. Le recomendamos leer nuestro Blog sobre ¿cómo escoger la compañía correcta para recaudar fondos con chocolates? 

Estas 10 sugerencias las hemos visto siendo implementada efectivamente por muchos grupos con ventas exitosas en todo PR. Nuestro equipo de trabajo cree firmemente en el intercambio de ideas y es a través de ese intercambio es que hemos compilado estas sugerencias. Esperamos que puedan tener las mejores de las ventas y que estos tips puedan adelantar el éxito de las mismas. 

Aparte de esto, en Steps 4 Success, buscamos profesionalizar la manera en que se brinda el servicio a los grupos que recaudan fondos, es por ello que hemos establecido oficinas disponibles para el público, hemos creado políticas que garantizan la calidad del producto que despachamos, hemos creado una plataforma educativa online con más de 125 artículos sobre las maneras más efectivas para recaudar fondos, hemos creado el primero y único Programa de Coaching Gratuito en PR, hacemos entregas gratuitas a todo PR en 24 o 48 horas, entre muchos otros beneficios que han cambiado radicalmente la manera que se ofrecía en el pasado este tipo de servicio. Bienvenidos a una nueva manera de recaudar fondos con Steps 4 Success

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